柔軟な働き方の裏で課題となる残業時間の管理

A社では月間の残業時間に上限が設けられており、残業を行うには事前に申請し、上長の許可を得る必要があります。さらに、1日あたりの残業も2時間以内という制限があり、従業員の働き方に細かな管理が求められていました。

また、A社ではフレックスタイム制度を導入しており、従業員の出退勤時刻は各自異なります。そのため、各自の勤怠はGoogleスプレッドシートに記録されており、上長が許可した残業についても、別途記録が行われていました。

こうした制度のもと、個々の残業時間を正確に把握し、月間の上限を超えないよう管理することは、従業員本人にとっても上長にとっても負担がかかっていました。

要望：日々の残業可能時間を従業員ごとに通知したい

A社が希望されたのは、「定時の60分前に、その日の時点で当月にあと何時間残業が可能かを、従業員ごとにメールで通知したい」というものでした。

通知は毎日実行され、たとえば6月15日時点で残業可能時間が10時間と通知された従業員がその日に1時間残業した場合、翌日6月16日には「残業可能時間9時間」と自動で更新される仕組みです。

こうした通知により、従業員が日々の働き方を意識し、ルールを超えないよう自律的に調整できるようになることを目指しました。

解決策：GASで残業時間を計算し、定時前に自動送信

オートプロジェクトでは、A社の勤怠管理シートおよび残業管理シートの情報をもとに、当月の就業時間および残業許可時間を自動で集計し、その結果から「残りの残業可能時間」を算出する処理を構築しました。

この情報は、Google Apps Script（GAS）のメール機能を活用することで、定時30分前に従業員ごとへ自動で送信されます。

日々の通知によって、従業員が自分の働き方を可視化できるだけでなく、企業としてもルールに沿った適切な労務管理を支援するシステムとなりました。導入の手間が少なく、既存のGoogleスプレッドシートとの連携だけで実現できる点も、大きなメリットとなっています。