パスワード管理を安全・楽にする方法

日々の業務で、メールや勤怠管理、会計ソフト、クラウドストレージなど、さまざまなオンラインサービスを使う機会が増えています。

しかし、「どのパスワードがどのサービスのものかわからない」「同じパスワードを使い回してしまう」という経験をお持ちの方も多いのではないでしょうか。

今回は、“楽に、そして安全に”パスワードを管理する方法を、企業の担当者にも役立つ視点で紹介します。

なぜパスワード管理は難しいのか

安全性を高めようと複雑なパスワードを設定しても、数が増えれば管理が煩雑になります。一方で、簡単なパスワードを使い回せば、万が一の情報漏えいリスクが高まります。

つまり、「覚えきれないから使い回す」「安全にしようとすると覚えられない」というジレンマが、パスワード管理を難しくしているのです。

安全と効率を両立する3つの方法

では、どうすれば安全かつ手間を減らせるのでしょうか。おすすめは次の3つの方法です。

① パスワード管理ツールを導入する

1Passwordの管理画面

もっとも効果的なのが、パスワード管理ツール（マネージャー）の導入です。当社でも実際に「1Password」を利用していますが、導入によって次のようなメリットが得られます。

1. 自動入力機能で、ログイン作業が格段にスムーズになる

 

2. 登録したURLとログイン情報が紐づいているため、フィッシング詐欺などの「偽サイトへの入力」を防止できる

 

3. 社内・個人それぞれの共有範囲を設定でき、チーム全体で安全に情報を管理できる

 

4. 二段階認証（2FA）機能を内蔵しており、追加アプリ（例：Google AuthenticatorやMicrosoft Authenticatorなど）を使わずに認証を完結できる

 

5. 認証コードを自動生成するため、Google Authenticatorのように手入力する手間が不要

このように、ツールを活用することで、安全性と手軽さを同時に実現できます。

② 二段階認証（2FA）を設定する

たとえパスワードが漏えいしても、二段階認証を設定していれば不正ログインを防げます。

さらに、1Passwordのように認証機能を内蔵したツールを利用すれば、複数のアプリを行き来することなく、ワンストップで認証が完了します。

③ 定期的な見直しを“仕組み化”する

ツールを導入して終わりではなく、定期的な見直しルールを設けることも重要です。半年〜1年ごとに更新日を設定し、不要なアカウントを整理することで、社内全体のリスクを減らせます。

“仕組み化”が企業のセキュリティを守る

パスワード管理は、個人の努力に頼る時代から、仕組みで守る時代へと変わっています。ツールとルールを適切に組み合わせることで、社員一人ひとりのセキュリティ意識を自然に底上げできます。

また、こうした取り組みは「セキュリティ対策＝コスト」ではなく、業務効率化とリスク軽減を同時に実現する投資としても重要です。

導入や運用に不安がある企業様へ

パスワード管理ツールや二段階認証の導入は、実際にやってみると設定や社内展開に手間がかかることもあります。

「どのツールを選べばいいか分からない」「社員全員の設定を統一したい」など、担当者の負担が大きくなるケースも少なくありません。

オートプロジェクトでは、企業向けの訪問サポートサービスを通じて、PCやソフトウェア、ネットワーク環境の整備・運用支援を行っています。パスワード管理体制の導入や設定代行、セキュリティ運用の仕組みづくりまで幅広くサポートいたします。

訪問サポート | 【自動化する会社】株式会社オートプロジェクト

IT担当者がいない企業様も、安心してご相談ください。御社の業務環境に合わせた最適なセキュリティ環境をご提案します。