弊社ではこれまで、出社組とリモート組で別々のタスク管理方法をとっていましたが、スプレッドシートを活用した同じ方法に変更しました。
具体的には、スタッフが仕事を開始してから以下の手順で朝の報告と就業時の完了報告を行います。
- 出勤ボタンを押す
- 掃除（リモートの人は掃除連絡）
- メールやPodioを読んで当日のタスクをチェック
- 業務シート（スプレッドシート）に本日やることを入力
- その内容をコピペしてSkypeに貼り付け三輪へ連絡
- 業務完了時に業務シートを更新
- 退勤時に業務シートのURLをSkypeに貼って連絡
- 退勤ボタンを押す
Skypeに貼り付ける内容は、
- 全体 メール・Podioの簡易対応
- サイトA Yさんと情報共有しタスク設定
- サイトB 社内打ち合わせ
- 株式会社C様 動作確認
- 株式会社D様 打ち合わせ
といった簡潔なものになります。
このタスク管理改善の目的は、以下になります。
- 今年は私が外に出て営業を増やそうと思っており、その中でみんなの業務をちゃんと把握し、必要に応じて優先順位をつけるため
- 一人一人が今日、やることを把握して、実際にそれができたかを業務レポートで振り返られるように
- 朝に書いたリストを埋めて、業務報告を簡単に更新できるように
そして、この業務シートは私も書くことにしました。自分の仕事の振り返りのためでです。
会社全体でレベルアップして、より良いプロジェクト運営を心がけていきます。
